Planering är A och O för en lyckad konferens

När det börjar bli dags för konferens finns det mycket att tänka på. Det gäller därför att börja i tid och lägga ned en hel del energi i planeringen, oavsett om det är företagets första eller tjugonde konferens.

Tid och plats

Första steget i planeringen för många är att bestämma ett datum och sedan börja leta efter anläggningar. Men om man tekniskt sett inte är bunden till ett viss datum redan från början kan man faktiskt tjäna på att först bestämma var och ta kontakt med dem för att hitta ett bra datum. Det är i regel populärt att lägga konferensen i slutet på arbetsveckan. Kan man istället välja början på veckan kan man ofta få ett bättre pris.

Transport

Det är också värt att lägga ned lite extra tid på att hitta det bästa sättet att ta sig till och från konferensanläggningen. Ligger den centralt i en storstad är det ofta lätt fixat. Men väljer man något mer avsides kan man behöva göra något som att boka en buss för att göra det enkelt för alla och garantera att alla deltagare kommer dit samtidigt.

Schema

Ett bra schema är också en viktig byggsten i en lyckad konferens. Men det fungerar bara så länge man ser till att hålla sig till det också. Försök dock inte packa in allt för mycket under en och samma dag. Ser det ut som schemat blir att för fullt kan man behöva dra ned på något eller kanske helt enkelt utöka konferens en dag till. Se också till att ha gott om små pauser mellan möten och föreläsningar.

Aktiviteter

Aktiviteter är alltid uppskattade under konferenser. Medan det finns mängder av roliga saker man kan göra finns det gott om aktiviteter som också kan vara av nytta för företaget och de anställda. Titta gärna på vilka aktiviteter som möjliggörs i omgivningen och var noga med att välja något som alla deltagare kan vara med på.